電子工程學院舉辦（承辦）國際會議的申報流程
為進一步規范國際學術會議的申辦程序、強化組織管理工作，我院結合學校實際，整理了電子工程學院舉辦（承辦）國際會議的申報審批流程，具體情況如下：
目前國際會議申報均在教育部國際會議網上申報平臺中填寫，須知如下：
一、在我國境內（不含港澳臺地區）舉辦的、與會者來自3個或3個以上國家和地區（不含港澳臺地區）的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等都屬于國際會議，可在本平臺預報、申報。（另外，只有2個國家人員參加的會議申報也適用于本平臺。）
二、每年9月，各單位通過平臺上報下一年度會議計劃（包括一般和重大）；每年9月至10月單位管理員做第一步篩選；每年11月上級主管部門收集匯總各單位下一年度國際會議計劃最終篩選并備案。每年3月，各單位可在平臺補報本年度下半年擬舉辦的一般會議，重大不能補預報。
三、已列入年度計劃的會議，按以下類別和時間在系統中申報。
3.1自然科學技術類：外賓人數300人以上或會議總人數800人以上的會議或涉及敏感問題（不論規模大小）的會議，必須至少在開會前5個月在平臺中填寫會議申報表，并由學校國際合作與交流部在會前4個月提交紙質請示文。小于此規模的會議，必須至少在會前3個月在平臺中填寫會議申報表，并由學校國際合作與交流部在會前3個月在平臺中填寫會議申報表，并由學校國際合作與交流部在會前3個月在線提交請示文。
3.2邀請黨和國家領導人、外國政要或前政要出席國際會議不在線申報，需另文報批（紙質請示文格式請見附件6）
3.3.外賓人數30人以下的小型自然科學技術類國際會議（不涉及敏感問題）可不預報會議計劃，但必須至少在會前3個月在平臺中填寫會議申報表，并由學校國際合作與交流部在會前3個月在線提交請示文。
3.4.境外非政府組織開展臨時活動，中方合作單位應當按照國家規定辦理審批手續，并在開展臨時活動15日前向其所在地的省級人民政府公安機關境外非政府組織管理辦公室（登記管理機關）備案。（境外非政府組織是指境外合法成立的基金會、社會團體、智庫機構等非營利、非政府的社會組織。境外非政府組織未在中國境內設立代表機構，在中國境內開展臨時活動，應當與中國的國家機關、人民團體、事業單位、社會組織合作進行）
四、申報流程
請參照附件1和附件2的申報指南在系統中提出申請，通過后即可舉辦會議。會后將會議預算表（附件3），會議決算表（附件4）和其他票據（經費管理辦法請參考附件5）提交國際處審核，完成報銷。
附件二：國際學術會議報批系統預報申請說明
附件五：西電外[2017]36號西安電子科技大學國際會議申辦及經費管理辦法
附件六：國際會議申請報告
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